1. Rekisterinpitäjä
Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat
y-tunnus: 2843118-7
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuoja.ensiapu@punainenristiensiapu.fi
3. Rekisterin nimi
Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat: Pätevyysrekisteri – Competence Admin
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, kuinka Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikkö rekisterinpitäjänä käsittelee ensiapukoulutusten osallistujien henkilötietoja Punaisen Ristin ensiavun koulutusohjelmien mukaisesti järjestettyjen kurssien ja ensiavun kouluttajakoulutusten hallinnointiin tarkoitetussa Competence Admin -järjestelmässä ja siihen liittyvissä palveluissa.
Competence Adminin järjestelmätoimittaja on Kiwa Inspecta, joka toimii Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta henkilötietojen käsittelijänä. Kiwa Inspectan asiakaspalvelu vastaa ja ohjeistaa pätevyyksien voimassaoloon tai järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Punainen Risti ensiavun koulutusohjelmien mukaisen sertifioidun ensiapukoulutuksen suorittaminen ja siitä henkilölle muodostuva pätevyys. Henkilöltä pyydetään suostumus tietojensa käsittelyyn ensiapukoulutuksen tai siihen ilmoittautumisen yhteydessä.
Henkilötietoja käytetään:
- Sertifioidun ensiapukoulutuspalvelun tuottamiseen
- Henkilöiden pätevyyksien ylläpitoon
- MyCertificate -mobiilitodistukseen
- Viranomaisilmoituksiin, kuten ammattipätevyyskoulutuksiin
- Rekisteröidyn tiedottamiseen pätevyyksiä ja koulutuksien suorituksia koskien
- Asiakaspalvelu
Lisäksi tietoja voidaan käyttää:
- Viranomaisten tarvitsemia tilastointi- ja raportointitietojen keräämistä varten, kuten ensiapukouluttajien, koulutettujen sekä kurssien määrät
- Muihin tilastointi ja raportointitarkoituksiin. Tilastointi- ja raportointitiedot ovat lukumääräistä tietoa, joista yksittäinen henkilö ei ole tunnistettavissa
5. Rekisterin tietosisältö
- Rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka, maa)
- Syntymäaika tai henkilötunnus (käytetään vain henkilön tunnistamiseen, eikä sitä tallenneta rekisteriin selkokielisenä)
- Koulutuksien ja pätevyyksien tiedot
Järjestelmän muodostamat tiedot
- Järjestelmän muodostamat yksilöivät tunnisteet kuten asiakasnumero
- Henkilötietojen muutoshistoria
- Asiakassuhdetta koskevia tietoja, kuten asiakaspalautteet ja yhteydenotot
- Työnantajatieto
- Käyttäjän itsensä antamat luvat yritykselle tai työnantajalle nähdä käyttäjän pätevyystietoja
Kaikkien käyttäjäryhmien osalta voidaan kerätä järjestelmän käyttöä koskevia käyttäjälokitietoja. Lisäksi järjestelmässä on Google Analytics työkaluja käyttäjien liikenteen analysoimiseksi sivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Tällaiset evästeet säilyvät käyttäjän päätelaitteella on 2 vuotta tai kunnes käyttäjä tyhjentää selaimen välimuistinsa.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteröidyn tietoja säilytetään sähköisessä muodossa kaksi vuotta viimeisimmän pätevyyden päätettyä. Tämän säilytysajan päätyttyä henkilötiedot anonymisoidaan.
7. Tietolähteet
Tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai ensiapukoulutuksen järjestäneeltä kumppaniorganisaatiolta tai ensiavun ja terveystiedon kouluttajalta ETK®. Kumppaniorganisaatio tai kouluttaja tallentaa kurssin osallistujien tiedot. Kumppaniorganisaatio tai kouluttaja on osallistujatietojen keräämisen yhteydessä kerännyt osallistujilta hyväksynnän tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 4 mainittuihin tarkoituksiin.
8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietojen käsittelijöinä pätevyysrekisterissä toimii Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikön kumppaniorganisaatioiden edustajat Competence Admin -järjestelmän käyttöehtojen ja kumppanuutta ohjaavien asiakirjojen mukaisesti.
Kumppaniorganisaatioiden pääkäyttäjät vastaavat oman organisaationsa ajantasaisesta käyttäjähallinnasta. Kumppaniorganisaation käyttäjät voivat tallentaa ja käsitellä vain oman kumppaniorganisaationsa koulutus- ja pätevyystietoja.
Kiwa Inspectan asiakaspalvelu vastaa ja ohjeistaa pätevyyksien voimassaoloon tai järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisissa määrin, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää Komission hyväksymien vakiolausekkeiden nojalla.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikkö vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan kurssin järjestänyt kumppaniorganisaatio, rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät.
Järjestelmätoimittaja Kiwa Inspectan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kun se on välttämätöntä asiakaspalvelun toteuttamiseen ja sovitun palvelun ylläpitämiseksi. Teknisen ylläpidon osalta tietojen käsittelystä vastaa ulkopuolinen alihankkija, jonka palvelimilla tietoja säilytetään.
Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikössä ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käsittelijällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
- Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, vastustaa tietojensa käsittelyä.
- Oikeus siirtää tiedot: Käsittelyn perustuessa suostumukseen, pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
- Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
- Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi tässä rekisterissä. Rekisteröidyn poistaminen tässä rekisterissä lakkauttaa tietojen käsittelyn ja tarkoittaa myös ensiapupätevyyden päättymistä. Poistamisen jälkeen rekisteröity ei pääse itsekään käsiksi tietoihinsa. Rekisterinpitäjä tarkistaa pyynnön ennen yksilöivien tietojen anonymisointia. Esteenä unohdukselle saattaa olla sellainen pätevyys, jonka rekisteröintiin rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus. Unohdus tässä rekisterissä ei tarkoita henkilötietojesi poistoa tai anonymisointia koulutuspalvelun tarjonneen kumppaniorganisaation omissa rekistereissä tai järjestelmissä.
Punaisen Ristin ensiavun koulutusohjelmien mukaisia ensiapukoulutusta järjestävät kumppaniorganisaatiot, joilla on oma asiakasrekisterinsä ja tietosuojaselosteensa. Mikäli asia liittyy kumppaniorganisaation rekistereihin, rekisteröidyn tulee olla yhteydessä kumppaniorganisaation tietosuojasta vastaavaan henkilöön.
Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisena täyttämällä tietopyyntölomake ja toimittamalla se tietosuoja.ensiapu@punainenristiensiapu.fi-sähköpostiosoitteeseen. Pyynnön lähettäjältä pyydetään vahvistusta henkilöllisyydestä. Punainen Risti Ensiapu toimittaa vastaukset rekisteröidyn Punainen Risti Ensiavulla tiedossa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Poikkeustapauksessa vastaus voidaan toimittaa Punainen Risti Ensiavun tiedossa olevaan postiosoitteeseen.
Rekisteröidyllä on aina tarvittaessa oikeus tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle valitus koskien rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on Suomen tietosuojavaltuutettu.
Hyväksytty 31.8.2023